Čo sa stane s faktúrou po doručení
Poštár doručí e-faktúru ako XML do svojej schránky. Účtovníčka ju zaúčtuje — z náhľadu, z exportu alebo cez prepojenie programu. Pôvodné XML, ktoré je podľa zákona originálom, však ostane v schránke poštára. Alebo nikde.
Kým sa nič nemení, nevadí to. Problém príde pri prvej zmene:
- Zmeníte poštára. Staré faktúry ostanú u pôvodného — a len dovtedy, kým ich drží.
- Zmeníte účtovníčku alebo účtovnú kanceláriu. Doklady má ona, nie vy.
- Zmeníte účtovný program. Prílohy sa pri prechode často nepresunú.
K tomu PDF faktúry z mailu a výpisy z banky, ktoré poštár nikdy nevidel. Za päť rokov tak máte doklady na troch či štyroch miestach a pri kontrole ich skladáte dohromady.
Čo zákon chce
- 10 rokov od konca kalendárneho roka, v ktorom doklad vznikol.
- Originál je XML, nie PDF. PDF je pri e-faktúre len náhľad na čítanie.
- Nemennosť, čitateľnosť a dostupnosť. Doklad sa nesmie dať zmeniť, musí sa dať prečítať a musíte ho vedieť predložiť.
Vychádza to zo zákona o účtovníctve (§ 31 až 37) a zo zákona o DPH (§ 85o ods. 15). Ako počítať lehotu, čo presne uchovať a ako si postaviť jednoduchý archív aj bez nás, rozoberáme v sprievodcovi archivácia e-faktúr.
Ako vyzerá Archív dokladov
Jeden priečinok na firmu a rok. V ňom:
- e-faktúry — originál XML a k nemu PDF náhľad,
- PDF faktúry z mailu — od dodávateľov, ktorí e-faktúru neposielajú,
- výpisy z banky — v XML, tak ako ich vydá banka,
- mesačné exporty pre účtovníčku — presne to, čo dostala.
Každý súbor dostane pri prijatí kontrolný odtlačok — krátky reťazec, ktorý sa zmení, ak sa v súbore zmení čo i len jeden znak. Čo sa raz uloží, sa už nemení, a o desať rokov viete ukázať, že faktúra je tá istá, ktorá prišla.
Faktúru nájdete podľa dodávateľa, čísla, sumy alebo dátumu — bez prechádzania priečinkov.
U vás, nie v cudzom cloude
Archív beží na vašom hardvéri vo firme, alebo u nás v Žiline. Nie v americkom cloude. Pripája sa k nemu cez šifrovaný tunel. Účtovníčka má prístup len na čítanie a export — nič nezmaže a nič neprepíše.
Odchod bez straty
Kedykoľvek si stiahnete celý rok v jednom ZIP súbore: XML, PDF, výpisy z banky a zoznam všetkých súborov s ich kontrolnými odtlačkami. Ak skončíte s nami alebo zmeníte poštára, archív ostáva váš — nič nie je zamknuté v našom systéme.
Čo garantujeme
- Originál XML a PDF uložené s kontrolným odtlačkom od chvíle prijatia.
- Export celého roka na jeden klik.
- Každú noc kópia mimo primárneho servera, s kontrolným odtlačkom; obnova overená.
Pre koho
Firma s vlastným systémom alebo e-shopom. Faktúry vznikajú a prichádzajú na viacerých miestach a archív ich drží spolu. Pozrite si aj e-faktúru pre e-shop na mieru.
Neplatiteľ DPH s desiatkami faktúr mesačne. Pri pár faktúrach stačí jeden priečinok — najlacnejšia cesta pre živnostníka. Pri desiatkach sa oplatí, aby archív vznikal sám.
Účtovná kancelária. Archív pre každého klienta zvlášť, s jedným spôsobom exportu. Viac v článku e-faktúra pre účtovné kancelárie.
Časté otázky
Nestačí, že faktúry má poštár?+
Čo keď zmením účtovný program?+
Môžem archív dostať von?+
Je to v súlade so zákonom o účtovníctve?+
Ďalšie otázky: stačí si uložiť PDF, ktoré mi zobrazí poštár? · stačí PDF faktúra mailom aj po 1. 1. 2027? · čo s archívom, keď zmením poštára?