Archivácia e-faktúr po roku 2027: poštár ju za vás neprevezme

Kto musí e-faktúry archivovať

Povinnosť uchovávať e-faktúru má podnikateľ — ten, kto ju vystavil, aj ten, kto ju prijal. Platí to rovnako pre platiteľa aj neplatiteľa DPH. Zdrojom je § 85o ods. 15 zákona o DPH a FAQ Finančnej správy k eFaktúre.

Digitálny poštár — oficiálne certifikovaný poskytovateľ doručovacej služby — e-faktúru doručí a zabezpečí oznámenie údajov Finančnej správe. FAQ Finančnej správy nikde neuvádza, že by za vás aj archivoval. KROS, jeden z najväčších poštárov, to vo svojom FAQ hovorí priamo: archiváciu poštár nepreberá.

Prakticky to znamená, že schránka poštára nie je váš archív. Je to doručovacia schránka. Čo v nej leží dnes, tam o desať rokov byť nemusí.

Ako dlho: 10 rokov od konca kalendárneho roka

Lehota je 10 rokov od konca kalendárneho roka, v ktorom faktúra vznikla. Nepočíta sa od dátumu faktúry, ale od 31. decembra daného roka.

Najjednoduchšie pravidlo pre prax: archív si delte po rokoch a celý ročník mažte najskôr po desiatich celých rokoch. Ak vám účtovníčka alebo daňový poradca odporučí dlhšiu lehotu (napríklad pre faktúry súvisiace s majetkom), riaďte sa tou dlhšou.

Čo je originál: XML, nie PDF

E-faktúra je štruktúrovaný XML súbor podľa normy EN 16931 (Peppol BIS Billing 3.0). PDF je podľa FAQ Finančnej správy „len obrazový dokument“ — vizualizácia, ktorú si poštár alebo program vyrobí z XML, aby ju človek vedel prečítať. Uchovávať treba pôvodné XML.

Ak dodávateľ k XML priložil aj vlastné PDF (norma to dovoľuje ako prílohu), je súčasťou e-faktúry a ukladá sa s ňou. PDF, ktoré si zobrazíte v schránke poštára, je však len náhľad.

Riziká: kedy o archív prídete

Desať rokov je dlhá doba. Za ten čas sa zmení veľa vecí, ktoré dnes považujete za stále:

• Zmena poštára. Na príjem máte vždy len jedného poštára. Ak prejdete k inému, staré faktúry ostávajú u pôvodného — a len v rozsahu, v akom ich ešte drží.
• Zrušenie účtu alebo koniec poskytovateľa. Poštárov je dnes približne 175 (stav 7/2026). Nie všetci budú o desať rokov fungovať.
• Export len v PDF. Niektoré schránky ponúkajú hromadné stiahnutie len vo forme náhľadov. Overte si, že viete stiahnuť pôvodné XML, a to hromadne, nielen po jednom.
• Zmena účtovného programu. Ak faktúry „archivuje“ účtovný program, pri prechode na iný sa archív sťahuje spolu s dátami — alebo sa stratí.
• Jediná kópia. Archív na jednom notebooku alebo jednom disku nie je archív. Je to riziko.

Minimálny vlastný archív bez ďalšieho systému

Na archiváciu nepotrebujete špeciálny softvér. Stačí disciplína a štyri pravidlá:

1. Štruktúra priečinkov

Rok → mesiac → typ dokladu. Napríklad 2027 / 03 / prijate a 2027 / 03 / vystavene. Názov súboru tak, aby sa dal nájsť bez otvárania: dátum, IČO dodávateľa, číslo faktúry — napríklad 2027-03-15_12345678_FA2027-0042.xml. PDF náhľad s rovnakým názvom vedľa.

2. Ukladať hneď pri prijatí

Nie na konci roka a nie „keď bude čas“. Archív, ktorý sa robí raz ročne, má diery. Najspoľahlivejšie je, keď sa XML uloží automaticky v okamihu, keď faktúra príde.

3. Kontrolný súčet

Ku každému súboru si môžete uložiť kontrolný súčet (napríklad SHA-256) — krátky reťazec, ktorý sa zmení, ak sa v súbore zmení čo i len jeden znak. O desať rokov tak viete preukázať, že súbor je ten istý, ktorý prišiel.

4. Dve kópie na dvoch miestach

Jedna kópia vo firme, druhá mimo nej — napríklad šifrovaná záloha u iného poskytovateľa. Raz ročne si skúste náhodne vybranú faktúru zo zálohy obnoviť. Záloha, ktorú ste nikdy neobnovili, je len nádej.

Pri pár faktúrach mesačne to zvládnete ručne za pár minút. Pri desiatkach až stovkách faktúr sa oplatí, aby archív vznikal automaticky ako vedľajší produkt spracovania.

Kontrolný zoznam: je váš archív v poriadku?

Päť otázok, na ktoré by ste mali vedieť odpovedať „áno“ ešte pred 1. 1. 2027:

1. Viem, kde je pôvodné XML každej prijatej e-faktúry — nielen PDF náhľad v schránke poštára.
2. XML sa ukladá priebežne, nie raz za rok, a nikto si naň nemusí spomenúť.
3. Archív existuje v dvoch kópiách na dvoch rôznych miestach a aspoň raz som skúsil jednu faktúru obnoviť.
4. Viem z archívu nájsť konkrétnu faktúru podľa dodávateľa, čísla alebo dátumu do pár minút.
5. Viem, kto archív spravuje — vo firme alebo v účtovnej kancelárii — a je to napísané, nie len „ústne dohodnuté“.

Ak na niektorú otázku odpoviete „neviem“, je to presne miesto, kde sa o desať rokov niečo stratí. Väčšina z nich sa dá vyriešiť za jedno popoludnie.

Ako to riešime my

V riešení, ktoré prevádzkujeme, je archív súčasťou príjmu, nie samostatný krok. Keď príde e-faktúra, uloží sa jej pôvodné XML v nezmenenej podobe spolu s rozpoznanými údajmi. PDF prílohy sa ukladajú pod názvom odvodeným z ich obsahu (kontrolného súčtu), takže ten istý súbor sa neuloží dvakrát a dá sa overiť, že sa nezmenil.

Archív tak nezávisí od toho, ktorého poštára máte. Ak poštára zmeníte, staré faktúry ostávajú tam, kde boli — u vás. Celý tok od doručenia po zápis opisuje stránka prijaté faktúry automaticky do účtovníctva; ako sa faktúry dostanú k účtovníčke, rozoberá ISDOC. Ak riešite archív za viacerých klientov, pozrite si e-faktúru pre účtovné kancelárie.

Časté otázky

Súvisiace: sprievodca elektronickou fakturáciou · čo poštár robí a čo nie · e-faktúra pre neplatiteľa DPH