Problém: klient = iný poštár, iný prístup
Účtovná kancelária doteraz dostávala faktúry od klientov e-mailom, na USB kľúči alebo v obálke. Bolo to neporiadne, ale jednotné: PDF alebo papier. Od roku 2027 pribudne nová cesta — e-faktúra v XML, ktorá klientovi príde do schránky jeho digitálneho poštára.
Poznáte to: koniec mesiaca, klient pošle polovicu dokladov, druhú „dohľadá“, tretiu nájdete vy v jeho preposlaných mailoch. S jednou adresou na klienta prídu doklady priebežne, na jedno miesto, a to, čo chýba, vidíte skôr, než začne uzávierka.
Na príjem si každá firma vyberá len jedného poštára a vyberá si ho sama. V registri Finančnej správy ich je približne 175 (stav 7/2026). Aj keď kancelária klientom odporučí jedného, časť z nich si vyberie iného — podľa svojho fakturačného programu, ceny alebo odporúčania banky. Výsledok:
- každý klient má faktúry v inej webovej schránke s iným prihlásením,
- časť dodávateľov klienta posiela naďalej PDF mailom — zahraniční až do roku 2030,
- výpisy z banky chodia tretím kanálom,
- účtovníčka nevie, či má za mesiac všetko, kým nepreklikne všetky schránky.
Ďalší systém, do ktorého sa bude účtovníčka prihlasovať, problém nerieši. Rieši ho jedno miesto, kam faktúry všetkých klientov pritečú samy.
Čo musí kancelária riešiť
Povinnosti zo zákona má klient ako podnikateľ: vedieť prijať e-faktúru a uchovávať ju. Kancelária ich v praxi zabezpečuje za neho, preto sa jej týkajú tri veci.
Prístup k faktúram klienta
Kancelária potrebuje faktúry dostať bez toho, aby zdieľala heslá klientov. Pred tým, ako klientovi poštára odporučíte, overte: Umožňuje poštár pridať ďalšieho používateľa? Vie prijaté e-faktúry automaticky preposielať (e-mailom alebo cez API)? Dá sa stiahnuť pôvodné XML, nielen PDF?
Archív
E-faktúru treba uchovávať 10 rokov od konca kalendárneho roka v pôvodnom XML; PDF nestačí. Povinnosť má podnikateľ, poštár ju nepreberá. Ak kancelária vedie archív za klienta, musí mať XML, nielen vizualizáciu. Viac na stránke archivácia e-faktúr.
Kontrola, či príjem funguje
Ak klient nemá poštára alebo ho má zle nastaveného, faktúry od jeho dodávateľov neprídu — a nikto si to nevšimne, kým dodávateľ nezačne upomínať. Oplatí sa mať zoznam klientov s poštárom a dátumom prvej prijatej e-faktúry.
Model „jedna adresa na klienta“
Najjednoduchší model, ktorý poznáme: každý klient dostane vlastnú adresu na faktúry. Na túto adresu smeruje všetko:
- E-faktúry od poštára. Klient si u svojho poštára nastaví preposielanie prijatých e-faktúr (podľa toho, čo poštár ponúka — e-mailom s XML prílohou alebo cez API).
- PDF faktúry. Dodávateľov, ktorí posielajú PDF, klient presmeruje na tú istú adresu, alebo si ich tam prepošle sám.
- Fotky bločkov a skeny. Klient ich odfotí a pošle tiež tam.
- Výpisy z banky. Mesačný výpis vo formáte CAMT.053 ide na rovnakú adresu.
Za adresou beží jeden tok: faktúra sa rozpozná (XML presne podľa normy, PDF a fotky vyťažením údajov), skontroluje sa IČO odberateľa, duplicity a DPH, a priradí sa správnemu klientovi. Ako tento tok funguje, opisuje stránka prijaté faktúry automaticky do účtovníctva.
Pre kanceláriu je dôležité, že nezáleží na tom, ktorého poštára si klient vybral. Kancelária nesleduje tridsať schránok — dostáva výsledok.
Mesačný export pre každého klienta
Na konci mesiaca kancelária dostane za každého klienta jeden ZIP súbor:
- ISDOC — každá faktúra ako XML na import do účtovného programu,
- PDF — čitateľná podoba každej faktúry,
- index.csv — prehľad faktúr vrátane tých, ktoré treba skontrolovať ručne.
Formát ISDOC importujú bežné účtovné programy; postup je opísaný na stránke import e-faktúr do Omegy a Pohody. Účtovníčka teda pracuje vo svojom programe ako doteraz — len namiesto prepisovania importuje.
Ak klient posiela na svoju adresu aj výpis z banky vo formáte CAMT.053, prijaté faktúry sa spárujú s platbami: pri každej je vidieť, či je zaplatená. Kancelária tak nemusí výpis odškrtávať riadok po riadku a klientovi vie poslať zoznam neuhradených faktúr bez ďalšej práce. Automaticky sa páruje len jednoznačná zhoda variabilného symbolu a sumy; ostatné platby sú návrhy na potvrdenie. Ako to funguje, opisuje stránka párovanie platieb s e-faktúrami.
Kto za čo zodpovedá
Pri e-faktúre sa stretávajú štyria účastníci. Aby nič nepadlo medzi nich, oplatí sa to mať na papieri — aj v zmluve s klientom.
| Úloha | Klient (firma) | Účtovná kancelária | Poštár | iOptics |
|---|---|---|---|---|
| Zmluva s poštárom na príjem | áno — povinnosť podnikateľa | odporučí poštára | — | — |
| Doručenie e-faktúry a oznámenie údajov Finančnej správe | — | — | áno | — |
| Preposielanie faktúr na adresu klienta | nastaví u poštára a dodávateľov | skontroluje, že funguje | podľa ponuky poštára | pomôže s nastavením |
| Rozpoznanie a kontrola (IČO, duplicity, DPH) | — | rieši výnimky | — | automaticky |
| Zaúčtovanie | — | áno | — | pripraví ISDOC export |
| Archív pôvodného XML (10 rokov) | áno — povinnosť podnikateľa | podľa zmluvy s klientom | nepreberá | ukladá XML pri prijatí |
Ako začať: prechod kancelárie v piatich krokoch
- Zmapujte klientov. Pri každom si zapíšte: je platiteľ DPH? Koľko prijatých faktúr mesačne? Má už poštára a ktorého? V čom mu účtujete? Tabuľka s tridsiatimi riadkami zaberie hodinu a ukáže, kde je najviac práce.
- Pošlite klientom jednu jasnú inštrukciu. Od 1. 1. 2027 musia vedieť prijať e-faktúru aj neplatitelia DPH. Klienti sa budú pýtať, čo presne musia — môžete im poslať odkaz na článok e-faktúra pre neplatiteľa DPH, ktorý to vysvetľuje bez marketingu.
- Odporučte poštára, ale nevynucujte ho. Ak viacerí klienti použijú toho istého poštára, nastavovanie je jednoduchšie. Kľúčové kritérium pre kanceláriu: vie poštár prijaté e-faktúry automaticky preposielať a dá sa z neho stiahnuť pôvodné XML?
- Začnite pilotom na troch klientoch. Vyberte jedného s veľa faktúrami, jedného s PDF od zahraničných dodávateľov a jedného malého. Mesiac porovnávajte export s tým, čo by ste spracovali ručne.
- Rozšírte na ostatných do konca roka. V dobrovoľnej fáze 2026 sa chyby hľadajú bez tlaku. V januári 2027 už budete riešiť uzávierku, nie nastavovanie.
Kancelária, ktorá to stihne v roku 2026, môže prechod na e-faktúru ponúknuť klientom ako službu — namiesto toho, aby ho v januári riešila ako problém.
Z praxe: kancelária s tromi firmami
Od septembra 2026 beží tento model v účtovnej kancelárii, ktorá pre tri firmy prijíma faktúry na jednom mieste. Faktúry prichádzajú mailom aj ako XML, každá sa priradí správnej firme podľa IČO odberateľa a na konci mesiaca kancelária dostane export pre každú firmu zvlášť. Ručne sa riešia len faktúry, ktoré systém označí na kontrolu.
Najväčší rozdiel podľa skúsenosti z pilotu nie je rýchlosť, ale istota: kancelária vie, ktoré faktúry za mesiac prišli, a nemusí ich od klientov vymáhať.
Časté otázky
Môže mať každý klient iného poštára?+
Potrebuje kancelária prístup do schránky poštára každého klienta?+
Ako sa faktúry rozdelia medzi klientov?+
V akom formáte kancelária faktúry dostane?+
Súvisiace: sprievodca elektronickou fakturáciou · digitálny poštár · e-faktúra pre neplatiteľa DPH (pre klientov, ktorí sa pýtajú, čo musia).